In vielen Unternehmen existiert eine Schatten-IT, die erhebliche Sicherheitsrisiken birgt. Mit den richtigen Strategien können Verantwortliche für Informationssicherheit und Datenschutz das Entstehen einer Schatten-IT verhindern.
Definition Schatten-IT
Schatten-IT bezeichnet die Nutzung von IT-Lösungen, -Anwendungen und -Geräten in einem Unternehmen ohne Wissen oder Zustimmung der IT-Abteilung. Typische Beispiele sind die Speicherung von Unternehmensdaten in privaten Cloud-Diensten wie Dropbox oder Google Drive, die Nutzung nicht autorisierter Kommunikations-Apps wie WhatsApp oder Slack sowie die Nutzung privater Geräte für berufliche Zwecke.
Risiken und Auswirkungen unautorisierter IT-Lösungen
Viele unautorisierte Lösungen scheinen die Arbeit vermeintlich effizienter zu machen. Die Schatten-IT entzieht sich jedoch der Kontrolle der IT-Abteilung. Sie birgt daher erhebliche Risiken für die Sicherheit und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.
Sicherheitsrisiken
Nicht autorisierte Anwendungen und Dienste werden von der IT-Abteilung weder überwacht noch gesichert. Diese Lösungen können anfällig für Sicherheitslücken sein, die von Cyberkriminellen ausgenutzt werden, um Daten zu stehlen oder Schadsoftware einzuschleusen. Besonders problematisch sind
- Ungesicherte Datenübertragungen
Sensible Unternehmensdaten können über unsichere Netzwerke übertragen werden, was die Gefahr eines Datenlecks erhöht. - Ausbleibende Sicherheitsupdates
Nicht autorisierte Anwendungen werden häufig nicht auf dem neuesten Stand gehalten, was sie anfällig für bekannte Schwachstellen macht. - Unkontrollierter Zugriff
Schatten-IT-Dienste bieten oft keine ausreichenden Mechanismen der Zugriffskontrolle, wodurch Unbefugte leichter auf Unternehmensinformationen zugreifen können.
Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien und regulatorische Anforderungen
Der Einsatz von Schatten-IT kann zu Verstößen gegen interne Richtlinien sowie externe regulatorische Vorgaben zur Informationssicherheit und zum Datenschutz führen. Es drohen
- Rechtliche Konsequenzen
Unternehmen können für die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften mit Bußgeldern belegt werden. - Reputationsschäden
Öffentlich bekannt gewordene Vorfälle durch Schatten-IT können das Vertrauen von Kunden und Partnern nachhaltig schädigen. - Gefährdung von Zertifizierungen
Unternehmen, riskieren ihre relevanten Zertifizierungen (z.B. nach ISO 27001) zu verlieren.
Betriebliche Ineffizienzen und erhöhte Kosten
Schatten-IT birgt nicht nur Sicherheits- und Compliance-Risiken, sondern beeinträchtigt auch die Effizienz betrieblicher Abläufe.
- Daten-Silos
Schatten-IT erzeugt isolierte Datenquellen, die nicht in die Unternehmenssysteme integriert sind, was die Zusammenarbeit erschwert. - Erhöhter Aufwand
Die nachträgliche Identifizierung, Integration oder Abschaltung unautorisierter Systeme kostet Zeit und Geld. - Wiederholte Investitionen
Parallele Lösungen führen zu Ausgaben für Tools, die möglicherweise bereits als genehmigte Alternativen existieren.
Ursachen für Schatten-IT
Mangelnde Flexibilität der IT-Abteilung
Eine häufige Ursache für Schatten-IT ist die wahrgenommene Unflexibilität der unternehmensinternen IT-Abteilung. Oft dauert es lange, bis neue Tools oder Softwarelösungen genehmigt und implementiert werden. Einige Mitarbeiter, die eine Lösung für ein akutes Problem benötigen, suchen eigenständig nach Alternativen.
Unzureichende Kommunikation und Aufklärung
Die Mitarbeitenden sind sich oft nicht bewusst, welche Risiken mit der Nutzung unautorisierter IT-Lösungen verbunden sind. Dies ist häufig auf mangelnde Kommunikation seitens der IT- oder Datenschutzabteilung zurückzuführen. Wenn keine klaren Richtlinien bekannt sind oder Alternativen nicht aktiv beworben werden, neigen Mitarbeiter dazu, aus Unwissenheit auf Tools zurückzugreifen, die sie bereits privat nutzen.
Zunehmende Verfügbarkeit von Cloud-Lösungen
Die fortschreitende Digitalisierung macht unzählige Anwendungen und Dienste mit wenigen Klicks zugänglich. Insbesondere cloudbasierte Lösungen überzeugen durch ihre Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität. Diese einfache Verfügbarkeit von Diensten Dritter trägt wesentlich zur Verbreitung von Schatten-IT bei.
Anpassungsdruck durch moderne Arbeitsmodelle
Neue Arbeitsformen wie Remote-Arbeit oder hybrides Arbeiten verstärken das Phänomen der Schatten-IT. Mitarbeiter, die von zu Hause oder unterwegs arbeiten, verwenden häufig private Geräte oder Netzwerke. Wenn das Unternehmen keine einfachen und sicheren Lösungen anbietet, greifen sie auf ihre eigenen Ressourcen zurück, um arbeitsfähig zu bleiben.
Innovationsbedarf im Tagesgeschäft
Der Bedarf an innovativen Lösungen entsteht in vielen Fällen direkt aus dem Tagesgeschäft der Mitarbeiter. Wenn die IT-Abteilung diese Anforderungen nicht rechtzeitig erkennt oder erfüllt, suchen die Teams eigenständig nach Möglichkeiten, die Arbeitsabläufe zu optimieren. So entsteht ein Teufelskreis: Während die Mitarbeiter kurzfristig produktiver werden, steigen gleichzeitig die Sicherheits- und Compliance-Risiken für das Unternehmen.
Wie lässt sich Schatten-IT vermeiden?
Die Vermeidung von Schatten-IT erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, der auf klaren Regeln, flexibler IT-Unterstützung, kontinuierlicher Aufklärung und einer positiven Unternehmenskultur basiert. Wenn Mitarbeiter die Vorteile sicherer und autorisierter IT-Lösungen erkennen und sich aktiv eingebunden fühlen, kann die Verbreitung von Schatten-IT deutlich reduziert werden.
Klare IT-Richtlinien und Prozesse
Ein wirksames Mittel zur Vermeidung von Schatten-IT ist die Einführung klarer IT-Richtlinien, an denen sich die Mitarbeiter orientieren können. Diese sollten eine Definition der erlaubten Tools, transparente Antragsprozesse und Regeln für die Nutzung privater Geräte enthalten. Durch leicht verständliche Richtlinien werden die Mitarbeiter sensibilisiert und wissen, welche Tools sie nutzen dürfen.
Mitarbeiterschulungen und Sensibilisierung
Die beste IT-Richtlinie nützt wenig, wenn sie nicht bekannt ist. Regelmäßige Schulungen und Kommunikationsmaßnahmen sind entscheidend, um die Mitarbeiter für die Risiken der Schatten-IT zu sensibilisieren.
Flexibilität und Proaktivität der IT-Abteilung
Um Schatten-IT zu vermeiden, muss die IT-Abteilung flexibel und lösungsorientiert agieren. Dazu gehören die Bereitstellung moderner Tools, schnelle Reaktionszeiten sowie die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Auswahl von Softwarelösungen.
Einsatz von Monitoring- und Kontrollmechanismen
Ein kontinuierliches Monitoring hilft, Schatten-IT frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Audits und Monitoring-Tools sind bewährte Instrumente, um den Einsatz unerlaubter Tools aufzudecken.
Fazit und abschließender Appell
Schatten-IT ist ein ernst zu nehmendes Risiko für jedes Unternehmen. Obwohl unautorisierte Anwendungen auf den ersten Blick die Effizienz steigern können, bergen sie erhebliche Gefahren für die IT-Sicherheit, den Datenschutz und die Compliance. Sicherheitslücken, Datenverluste und rechtliche Konsequenzen sind nur einige der möglichen Folgen. Gleichzeitig führt Schatten-IT zu betrieblichen Ineffizienzen, die nicht nur den Geschäftsbetrieb, sondern auch das Vertrauen in die IT-Abteilung beeinträchtigen können.
Schatten-IT und Schatten-KI lassen sich nicht vollständig verhindern, aber mit einem ganzheitlichen Ansatz können Sie die Risiken minimieren und die Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung und Belegschaft stärken. Investieren Sie in Aufklärung, moderne Technologien und eine offene Unternehmenskultur – so schaffen Sie ein sicheres Arbeitsumfeld, in dem Schatten-IT keinen Platz findet.
Handeln Sie jetzt: Überprüfen Sie die IT-Landschaft Ihres Unternehmens und treten Sie in einen offenen Dialog mit Ihren Mitarbeitenden, um gemeinsam sicher und effizient zu arbeiten. Wenn Sie Unterstützung bei der Verbesserung von Informationssicherheit, Compliance und Datenschutz benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nutzen Sie unsere kostenlose Erstberatung, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie unterstützen können.
