Hinweisgebersystem
Ihre komplette Hinweisgeber-Lösung als Service – Compliance leicht gemacht
Wir bieten Ihnen eine vollständige Meldestellen-Lösung als Service an, die Ihnen alle Aufgaben von der Einrichtung über die Verwaltung bis hin zur Fallbearbeitung abnimmt. Mit dieser Komplettlösung erfüllen Sie die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Das Hinweisgebersystem wird nahtlos in Ihr Unternehmen integriert, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, während wir Ihre Meldestelle konform und kosteneffizient managen.
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Ihr vollwertiges Hinweisgebersystem - einfach, sicher und rechtskonform
Unser Hinweisgebersystem bietet Unternehmen eine komplette Lösung zur Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und der EU-Whistleblower-Richtlinie. Wir richten die Meldestelle ein und übernehmen das Fallmanagement – Sie müssen sich um nichts kümmern. Unsere deutsche Lösung gewährleistet höchste Sicherheitsstandards und absolute Rechtskonformität.
Durch die Auslagerung des Hinweisgebersystems an einen spezialisierten Partner entlasten Sie nicht nur Ihre internen Ressourcen, sondern vermeiden auch Interessenskonflikte und Fehlbehandlungen im Meldeprozess.
Unsere Lösung ermöglicht eine vertrauliche, niedrigschwellige Kommunikation mit Hinweisgebern und sorgt durch standardisierte Abläufe für ein konsistentes und belastbares Verfahren – vom Eingang der Meldung bis zur dokumentierten Aufarbeitung. Damit stärken Sie nicht nur Ihre Compliance-Strukturen, sondern auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und Stakeholder in ein integres und verantwortungsvolles Unternehmenshandeln.
So funktioniert unsere Lösung
Mit unserer ganzheitlichen Hinweisgeberlösung erhalten Unternehmen eine sichere, flexible und einfach zu bedienende Plattform zur Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen.
- Vorfall im Unternehmen
- Beobachtung durch Hinweisgeber
- Hinweisgeber berichtet per Hinweisgebersystem
- Erstprüfung durch Case Manager*
- Information an Geschaftsführung*
- Interne Untersuchung*
- Entscheidungsvorschlag zu Maßnahmen*
- Entscheidung durch Geschäftsführung
- Information an Hinweisgeber*
- DSGVO-konforme Dokumentation
*Bei diesen Aufgaben können unsere Experten Sie unterstützen und entlasten.
Eigenschaften und Vorzüge unseres Hinweisgebersystems
Flexibilität & Anpassbarkeit für Ihr Unternehmen
Unser Hinweisgebersystem ist sofort einsatzbereit, lässt sich aber flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Es passt sich Ihrer Unternehmenskultur und Ihren internen Abläufen an – ganz gleich, ob Sie ein mittelständisches Unternehmen oder ein Konzern mit komplexer Struktur sind.
Sie gestalten nicht nur ein Formular, sondern schaffen Vertrauen: durch individuelle Anpassung der Sprache, Abläufe und Touchpoints stärken Sie das Sicherheitsgefühl potenzieller Hinweisgeber und demonstrieren Offenheit.
Effizientes Case Management für eine strukturierte Bearbeitung
Das flexibel konfigurierbare Case Management ermöglicht eine strukturierte Dokumentation, Bewertung und Nachverfolgung aller Meldungen. Damit entsteht nicht nur ein rechtskonformes, sondern auch nachvollziehbares System, das Transparenz in sensiblen Prozessen schafft.
Sie zeigen Haltung und Verantwortungsbewusstsein, denn jeder Hinweis wird ernst genommen – individuell, fair und dokumentiert.
Dashboard & Reporting für maximale Übersichtlichkeit
Echtzeit-Statistiken und ein integriertes Dashboard bieten eine umfassende Übersicht aller eingehenden Meldungen. Zusätzlich erhalten Sie grafische Auswertungen zu Themen, Status und Relevanz zur Unterstützung einer gezielten Compliance-Steuerung.
So behalten Sie nicht nur die Kontrolle, sondern stärken Ihre Rolle als verantwortungsbewusstes Unternehmen. Das intuitive Reporting schafft Klarheit für interne Entscheider und externe Stakeholder.
Maximale Sicherheit für sensible Daten
Das Hosting der Plattform in ISO 27001-zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland gewährleistet höchste Datenschutzstandards. Moderne Verschlüsselungsalgorithmen sichern die Vertraulichkeit der Meldungen.
Sie geben ein starkes Sicherheitsversprechen ab – nicht nur technisch, sondern auch emotional: Hinweisgeber wissen, dass ihre Daten in einer geschützten Umgebung sicher sind.
Grundlegendes zum Hinweisgeberschutz
Die wichtigsten Informationen auf einen Blick
Nicht immer ist Entscheidern bewusst, warum es in ihrem Unternehmen ein Hinweisgebersystem geben muss. Deshalb haben wir nachfolgend zusammengestellt, was es mit dem Hinweisgeberschutz auf sich hat und wie die Umsetzung in der Praxis erfolgt.
Warum ist der Hinweisgeberschutz notwendig?
Wer in einem Unternehmen oder einer Behörde auf Missstände hinweist oder einen Verdacht äußert, musste bisher negative Konsequenzen wie Abmahnung, Diskriminierung, Kündigung oder Mobbing befürchten. Potenzielle Hinweisgeber befanden sich in einem Dilemma. Einerseits wollen sie Missstände melden, andererseits fürchten sie mögliche Repressalien.
Hier setzt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) an. Es setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht um. Das Gesetz regelt den Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Missstände aufdecken und an eine Meldestelle weitergeben.
Das Gesetz schützt Hinweisgeber vor:
- Diskriminierung
- Entzug einer Lizenz oder Genehmigung
- Kündigung
- Gehaltskürzung
- Mobbing
- Negative Leistungsbeurteilung
- Schädigung in den sozialen Medien
- Versagung einer Beförderung
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem ermöglicht eine sichere – und je nach Konfiguration auch anonyme – Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Unternehmen. Die Kommunikation der Meldesoftware ist nicht auf eine Richtung beschränkt. Hinweisgeber und Sachbearbeiter können sich über das System austauschen und z.B. Rückfragen stellen.
Hinweise werden als eigenständige Fälle geführt und im zugehörigen Case-Management verwaltet, um sie angemessen weiterverfolgen und schließlich abschließen zu können.
Mehr als nur eine Notwendigkeit
Eine digitale Hinweisgeberstelle schafft echten Mehrwert
Ein Hinweisgebersystem ist weit mehr als ein gesetzliches Muss – es ist ein strategisches Instrument für Integrität, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit. Es stärkt nicht nur Prozesse, sondern auch Beziehungen: zu Mitarbeitenden, Partnern und der Öffentlichkeit. Wer Hinweise ernst nimmt, zeigt Haltung – und gewinnt Vertrauen.
Durch die Integration eines solchen Systems schaffen Organisationen einen geschützten Raum, in dem Hinweise strukturiert, vertraulich und verantwortungsbewusst bearbeitet werden. Das bedeutet: nicht nur formale Pflichterfüllung, sondern eine aktive Auseinandersetzung mit Risiken, Chancen und Unternehmenskultur.
Vorteile für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen
-
Risiken erkennen, bevor sie entstehen
Durch den frühzeitigen Zugang zu internen Hinweisen wird die Organisation sensibler, vorausschauender und handlungsfähiger.
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Rechtssicherheit aktiv gestalten
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Möglichkeit zur Aufdeckung potenzieller Verstöße wirken präventiv – und bieten Sicherheit im Umgang mit regulatorischen Anforderungen.
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Vertrauen aufbauen durch gelebte Verantwortung
Wer bereit ist, sich mit kritischen Themen transparent auseinanderzusetzen, zeigt Größe und Verantwortungsbewusstsein.
Vorteile für Hinweisgeber
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Sicher und anonym melden
Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber erhalten einen geschützten, anonymen Kommunikationsweg – frei von Angst vor Konsequenzen.
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Ein Arbeitsumfeld, das zuhört
Allein die Möglichkeit zur Meldung wirkt positiv auf das Arbeitsumfeld: Sie signalisiert Offenheit, Zuhören und Schutz.
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Mitgestalten statt schweigen
Ein Hinweisgebersystem unterstützt eine Kultur des Miteinanders – transparent, fair und verantwortungsbewusst.
Fragen & Antworten zum Hinweisgeberschutz
Ergänzende Informationen rund um Meldestellen und Schutzmaßnahmen
Welche Unternehmen betrifft das Hinweisgeberschutzgesetz?
Unternehmen sind zum Betrieb eines Meldesystems verpflichtet, sobald sie 50 oder mehr Personen beschäftigen.
Wann sind öffentliche Stellen betroffen?
Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt nicht nur für Unternehmen. Es gilt auch für Behörden, öffentliche Einrichtungen und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern.
Wo liegen die Stolpersteine bei der Einführung einer Meldeplattform?
Verantwortliche im Unternehmen dürfen die Einführung eines Hinweisgebersystems nicht auf die leichte Schulter nehmen. Folgende Aspekte sind unbedingt zu berücksichtigen:
- Wahl der richtigen Lösung: Die technische Plattform des Meldesystems muss zur Organisation passen. Dabei sind insbesondere Faktoren wie Mitarbeiterzahl und Organisationsstruktur zu berücksichtigen.
- Gestaltung der Prozesse: Die bloße Anschaffung einer technischen Lösung genügt nicht. Entscheidend ist die Gestaltung der dahinter befindlichen Prozesse. Diese müssen zielführend sein und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Welche Konsequenzen haben Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz?
Es existiert ein breites Spektrum möglicher Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz, wie zum Beispiel:
- Ausbleibende Einführung eines Meldesystems
- Fehlender Schutz der Hinweisgeber
- Unzureichende Bearbeitung von Hinweisen
Verstöße können mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro geahndet werden.
Was ist ein Hinweisgeber?
Hinweisgeber (englisch: Whistleblower) sind Personen, die Missstände aufdecken. Dabei geht es um Sachverhalte, die nach deutschem Recht als Straftaten und bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeiten gelten. Ihr Spektrum kann innerhalb eines Unternehmens sehr breit gefächert sein.
Beispiele für Missstände im Unternehmen:
- Bereicherung
Eine Buchhalterin entdeckt, wie die Geschäftsführung private Reisen über Firmenkonten abrechnet. - Diebstahl
Ein Lagerarbeiter bemerkt, wie Waren von Kollegen aus dem Lager geschmuggelt werden. - Korruption
Eine Assistentin hört mit, wie ein Kollege aus dem Vertrieb einen öffentlichen Auftraggeber besticht.
Schützen Sie Ihre Organisation mit einem wirksamen Hinweisgebersystem.
Schaffen Sie ein sicheres und vertrauensvolles Umfeld für Hinweisgeber. Stellen Sie sicher, dass Risiken frühzeitig erkannt und professionell behandelt werden. Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines strukturierten und rechtskonformen Hinweisgebersystems, das Ihre Organisation stärkt und schützt. Vereinbaren Sie jetzt Ihr kostenloses Erstgespräch und erfahren Sie, wie wir Sie dabei unterstützen können.
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