Der Albtraum aller Datenschützer

Eine Datenpanne ist für jedes Unternehmen ein beängstigendes Ereignis, da sie nicht nur den Verlust der Kontrolle über wertvolle und oft sensible Informationen bedeutet, sondern auch schwerwiegende Folgen haben kann. Sie kann die Sicherheit personenbezogener Daten gefährden, was nicht nur das Vertrauen der Betroffenen, sondern auch das öffentliche Ansehen erheblich beeinträchtigen kann. Eine Datenpanne ist somit nicht nur ein rechtliches und sicherheitstechnisches Problem, sondern auch ein tiefer Einschnitt in die digitale Integrität des Unternehmens.

Im Ernstfall ist schnelles und strukturiertes Handeln entscheidend, um den Schaden zu begrenzen und weitere Datenschutzverletzungen zu verhindern. Gezielte und praxiserprobte Maßnahmen sind notwendig, um dem „Datenschutz-Supergau“ zu begegnen und sicherzustellen, dass Organisationen schnell und effektiv auf Bedrohungen reagieren können – ein unverzichtbarer Bestandteil jedes modernen Datenschutz- und Sicherheitskonzepts.

Definition Datenpanne

Eine Datenpanne (auch: Datenschutzvorfall) liegt vor, wenn unberechtigte Personen Zugriff auf (personenbezogene) Daten haben. In einer weiter gefassten Definition können Datenpannen auch die ungewollte Löschung von Daten einschließen.

Gemäß Art. 4 Nr. 12 DSGVO ist eine „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“

„[…] eine Verletzung der Sicherheit, die zur Vernichtung, zum Verlust oder zur Veränderung, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden.“

Arten von Datenpannen

Es gibt verschiedene Arten von Datenpannen, deren Spektrum breit gefächert ist. Sie sind keineswegs auf den Bereich der Informationstechnologie beschränkt. Datenpannen können sich auch in der Offline-Welt ereignen, wie die folgenden Beispiele zeigen.

  • Nicht vollständig durchdachte Veröffentlichung der Daten
    Daten sind auf einer Website oder per Aushang an einem schwarzen Brett öffentlich einsehbar.
  • Bedienfehler
    Durch Fehlbedienung einer Software werden Daten ungewollt zugänglich gemacht.
  • Verlust unverschlüsselter Datenträger
    Finder können gefundene Festplatten, USB-Sticks sowie andere Datenträger in Betrieb nehmen und auslesen.
  • Fehlerhafte Entsorgung von Datenträgern
    Unterlagen landen im regulären Papiermüll, anstatt sie zuvor zu vernichten.
  • Preisgabe von Daten an Außenstehende
    Anrufer geben sich als Betroffene aus und das Unternehmen prüft nicht ausreichend, ob die Personen zum Erhalt der Information legitimiert sind.
  • Angriff auf IT-Systeme
    Angreifer verschaffen sich Zugriff auf die IT, um Daten zu stehlen.
  • Social Engineering
    Angreifer erschleichen sich Zugangsdaten durch Täuschung ihrer Opfer.
  • Missbrauch von Zugriffsrechten
    Zugriffsberechtigte Mitarbeiter von Unternehmen oder Staatsbedienstete missbrauchen Ihre Stellung, um Informationen für private Zwecke zu beschaffen.
  • Datenverlust
    Unbeabsichtigte Löschung von Daten, z.B. wegen der Fehlkonfiguration einer Software.

Ursachen für Datenschutzvorfälle

Die folgenden Beispiele zeigen, dass Datenpannen in vielen Bereichen auftreten und sehr unterschiedliche Ursachen haben können. Grob lassen sich die Ursachen in folgende Kategorien einteilen.

  • Fehlendes oder mangelhaftes Datenschutzkonzept
    Der Datenschutz wurde nicht ganzheitlich berücksichtigt oder einzelne Bereiche, in denen die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, nicht bedacht.
  • Technische Fehler
    Systemausfälle, z.B. durch Hardware-Defekte hervorgerufen, sind häufige Gründe für Datenpannen.
  • Angriffe auf die IT
    Kriminelle haben es auf Daten abgesehen und greifen die IT-Systeme von Unternehmen und Behörden gezielt an.
  • Schwachstelle Mensch
    Ob Bedienfehler oder Ausspionieren durch Angreifer, viele Datenschutzverletzungen sind auf menschliches Versagen zurückzuführen.

Einhergehende Risiken und Konsequenzen

Welche Risiken mit einer Datenpanne einhergehen, hängt von mehreren Faktoren ab. Im Allgemeinen gilt: Je größer die Auswirkungen für die Betroffenen, desto höher das Risiko aus Sicht des Unternehmens. Für eine Risikobewertung sind unter anderem folgende Fragestellungen zu berücksichtigen:

  • Welche Arten von Daten sind betroffen (z.B. besondere Arten personenbezogener Daten)?
  • Welches Ausmaß liegt vor, wie viele Personen sind betroffen?
  • War die Panne absehbar oder wurden im Vorfeld angemessene Maßnahmen zum Schutz getroffen?
  • Verhalten bei Erkennen der Datenschutzverletzung (z.B. fristgerechtes Informieren der Aufsichtsbehörde)

Die konkreten Folgen einer Datenschutzverletzung können ganz verschieden sein. Je nach Situation müssen die Verantwortlichen mit folgenden Konsequenzen rechnen.

  • Aufbereitung des Falls durch die zuständige Aufsichtsbehörde
    Sofern ein meldepflichtiger Verstoß gegen Datenschutzbestimmungen vorliegt und dieser ordnungsgemäß angezeigt wird, ist mit einer Aufbereitung zu rechnen. Die Datenschützer möchten sich ein Bild von der Lage verschaffen, um anschließend über ihr weiteres Vorgehen zu entscheiden.
  • Verhängung eines Bußgeldes
    Sollte ein Verstoß gegen geltende Datenschutzbestimmungen gemäß DSGVO vorliegen, kann die zuständige Aufsichtsbehörde ein Bußgeld verhängen.
  • Ergänzende Kosten
    Neben der Geldstrafe drohen bei einem Datenschutzvorfall weitere Kosten, z.B. hervorgerufen durch die Behebung des Schadens oder aufgrund von Schadensersatzansprüchen, die von Betroffenen geltend gemacht werden.
  • Imageschaden
    Wird ein Datenschutzvorfall publik, kann sich dies negativ auf die Reputation auswirken. Damit gehen weitere Risiken, wie z.B. eine schlechtere Auftragslage, einher.

Verhalten bei Auftreten einer Datenpanne

Für den Fall einer vermuteten oder festgestellten Datenpanne sollte ein unternehmensinterner Leitfaden / Notfallplan zur Verfügung stehen. Der Notfallplan stellt sicher, dass die richtigen Schritte unternommen werden, um das Ausmaß der Panne nicht zu vergrößern, sondern den Schaden so gering wie möglich zu halten.

Im Falle eines Vorfalls ist dieser unverzüglich dem Verantwortlichen zu melden. Dieser hat zu prüfen, ob eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO vorliegt. Im Idealfall greifen Maßnahmen (z.B. aufgrund einer eingesetzten Verschlüsselung), so dass der Vorfall voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt. Andernfalls ist die Verletzung innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden.

Bei einer Gefährdung der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen sind auch diese über den Datenschutzvorfall zu informieren.

Maßnahmen zur Vorbeugung

Die beste Risikominimierung verspricht ein ganzheitliches Datenschutzkonzept. Dieses umfasst Maßnahmen, die auf verschiedenen Ebenen angesiedelt sind und alle relevanten Bereiche innerhalb einer Organisation abdecken. Zu diesen Maßnahmen zählen unter anderem:

  • Berücksichtigung sämtlicher Bereiche, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
  • Technische Maßnahmen, wie z.B. die regelmäßige IT-Wartungen oder Data Loss Prevention.
  • Sensibilisierungsmaßnahmen und Datenschutzschulungen für Mitarbeiter.

Dokumentationspflicht gemäß DSGVO

Die DSGVO enthält detaillierte Pflichten zur Dokumentation von Datenschutzvorfällen. Die Dokumentation erfüllt mehrere wichtige Funktionen. Unter anderem dient sie als Nachweis, dass Vorfälle erkannt und notwendige Folgeprozesse (einschließlich der ggf. erforderlichen Erfüllung der Meldepflicht) eingeleitet wurden. Gegenüber der Aufsichtsbehörde lässt sich damit gut belegen, dass der Datenschutz in der Organisation aktiv gelebt wird.

Darüber hinaus können durch die Analyse der dokumentierten Vorfälle Schwachstellen im Datenschutzsystem identifiziert und behoben werden. Damit soll sichergestellt werden, dass sich ähnliche Vorfälle nicht wiederholen und der Datenschutz verbessert wird.

Datenschutzvorfälle? Nicht mit uns!

Datenschutzvorfälle können schwerwiegende Folgen für Unternehmen haben. Um proaktiv zu handeln und Risiken zu minimieren, ist ein ganzheitlicher Ansatz erforderlich. Wir helfen Ihnen, Ihre Daten zu schützen und Ihre Compliance sicherzustellen. Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung. Gemeinsam schaffen wir einen sicheren Raum für Ihre Daten.

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Fragen & Antworten zum Thema

Wann ist eine Datenpanne zu melden?

Dies hängt davon ab, ob die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen gefährdet sind. Ist dies der Fall, muss die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden informiert werden.

Wo ist der Datenschutzvorfall zu melden?

Vorfälle werden nicht immer zuerst von dem für den Datenschutz Verantwortlichen oder dem Datenschutzbeauftragten entdeckt. Daher ist zunächst eine interne Meldung des Vorfalls erforderlich, damit die zuständige Stelle die Situation beurteilen kann. Sofern ein meldepflichtiger Datenschutzvorfall vorliegt, ist die zuständige Aufsichtsbehörde (des jeweiligen Bundeslandes) fristgerecht zu informieren.

Wie ist eine Datenpanne intern zu melden?

Die im Unternehmen geltende Richtlinie legt fest, wie Mitarbeiter Verdachtsfälle melden sollen. In den meisten Fällen erfolgt die Meldung direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten.

Mit welcher Bußgeldhöhe ist im Ernstfall zu rechnen?

Die Höhe eines Bußgeldes bei einem Datenschutzverstoß lässt sich nicht pauschal bestimmen. Sie hängt vielmehr von den Umständen des Einzelfalls ab. Die Aufsichtsbehörde berücksichtigt dabei insbesondere die Schwere und den Umfang des eingetretenen Schadens. Außerdem fließen die Kooperationsbereitschaft des Verantwortlichen sowie etwaige Vorfälle in der Vergangenheit in die Entscheidung ein.

Was ist, wenn sich die Datenpanne bei einem Auftragsverarbeiter ereignet?

Ein Auftragsverarbeiter kann Verstöße nicht eigenständig regeln. Die DSGVO verpflichtet ihn dazu, Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten sowie Verdachtsfälle unverzüglich dem Verantwortlichen zu melden.