Ob gestohlener Laptop, gehackter E-Mail-Account oder eine Datei, die versehentlich im falschen Postfach landet – Datenpannen passieren schneller, als viele Unternehmen glauben. Oft wird so ein Vorfall im Alltag als technisches Problem oder Missgeschick abgetan. Doch sobald personenbezogene Daten betroffen sind, wird aus einer einfachen Panne ein Fall für den Datenschutz, mit klaren Pflichten und möglichen Konsequenzen.
Definition Datenschutzvorfall
Ein Datenschutzvorfall liegt vor, wenn unberechtigte Personen Zugriff auf personenbezogene Daten haben. In einer weiter gefassten Definition können Vorfälle auch die ungewollte Löschung von Daten einschließen.
Gemäß Art. 4 Nr. 12 DSGVO ist eine „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“
„[…] eine Verletzung der Sicherheit, die zur Vernichtung, zum Verlust oder zur Veränderung, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden.“
Warum ein Datenschutzvorfall keine Lappalie ist
Kommt es zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, kann das für ein Unternehmen schnell teuer werden, sowohl finanziell als auch in puncto Vertrauen. Schließlich geht es um sensible Informationen, wie Namen, Kontaktdaten, Finanzdaten oder Gesundheitsinformationen.
Gelangen diese in falsche Hände, drohen Bußgelder, Imageschäden und rechtliche Auseinandersetzungen. Auch zivilrechtliche Schadensersatzforderungen durch betroffene Personen gemäß Art. 82 DSGVO können Konsequenz eines Verstoßes sein.
Deshalb ist es entscheidend, dass es gar nicht erst so weit kommt. Im Ernstfall, muss klar sein, wer was zu tun hat, um Schaden zu begrenzen und die gesetzlichen Pflichten einzuhalten. Einen Notfallplan zu haben, ist hier keine Kür, sondern Pflicht.
Meldepflicht – wann ein Vorfall der Aufsichtsbehörde gemeldet werden muss
Nicht jeder Datenschutzvorfall muss automatisch der Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Laut Art. 33 DSGVO besteht eine Meldepflicht immer dann, wenn die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich ein Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen darstellt. Eine betroffene Person kann dabei zum Beispiel in ihrer Vertraulichkeit, ihrer informationellen Selbstbestimmung oder ihren Persönlichkeitsrechten beeinträchtigt sein. Unternehmen müssen deshalb jeden Vorfall zunächst bewerten:
- Welche Daten sind betroffen?
- Wie sensibel sind sie?
- Welche Folgen könnten für die betroffenen Personen entstehen?
Fällt die Bewertung so aus, dass ein Risiko nicht ausgeschlossen werden kann, muss der Vorfall ohne schuldhaftes Zögern, spätestens aber innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden an die zuständige Datenschutzbehörde gemeldet werden. Wird diese Frist überschritten, drohen empfindliche Bußgelder.
Bei einer Gefährdung der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen sind auch diese über den Datenschutzvorfall zu informieren.
Dokumentation ist Pflicht – egal ob meldepflichtig oder nicht
Ein Aspekt wird häufig übersehen: Unternehmen müssen jeden festgestellten Datenschutzvorfall dokumentieren. Dies gilt auch, wenn ein Vorfall nicht meldepflichtig ist. Die DSGVO schreibt in Art. 33 Abs. 5 ausdrücklich vor, dass jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten nachvollziehbar festgehalten werden muss.
Dazu gehört, wann und wie der Vorfall festgestellt wurde, welche Daten betroffen sind, welche Folgen drohen und welche Maßnahmen das Unternehmen ergriffen hat. Diese Dokumentation dient nicht nur der eigenen Absicherung gegenüber Aufsichtsbehörden, sondern ist auch ein wichtiges Lerninstrument: Wiederholt sich ein Vorfallmuster, kann man gezielt gegensteuern. Eine sorgfältige Dokumentation hilft zudem dabei, Schwachstellen im Datenschutzmanagementsystem (DSMS) zu erkennen und Prozesse fortlaufend zu verbessern.
Fazit
Ein Datenschutzvorfall ist mehr als nur ein ärgerlicher Zwischenfall, er kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Deshalb gilt: Verhindern, was möglich ist, vorbereitet sein, wenn es passiert, und dokumentieren, was war. So schützt man nicht nur personenbezogene Daten, sondern auch das eigene Unternehmen.
Wir unterstützen Sie dabei, Datenschutzvorfälle von vornherein zu vermeiden und Ihr Unternehmen für den Ernstfall sicher aufzustellen. Ob Prävention, klare Abläufe oder eine lückenlose Dokumentation – wir helfen Ihnen dabei, Ihre Pflichten zuverlässig zu erfüllen. Nutzen Sie unsere kostenlose Erstberatung um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Datenschutzpraxis professionell absichern.
