Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine zentrale Figur im unternehmensweiten Datenschutzmanagement – auch und gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Er berät, kontrolliert, schult und überwacht – und trägt damit maßgeblich zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) bei. Doch welche Qualifikationen sollte ein DSB mitbringen, um diese verantwortungsvolle Aufgabe kompetent erfüllen zu können?
Rechtlicher Rahmen
Weder die DSGVO noch das BDSG nennen konkrete Berufsabschlüsse oder Zertifikate, die ein Datenschutzbeauftragter zwingend vorweisen muss. Stattdessen wird in Art. 37 Abs. 5 DSGVO allgemein formuliert, dass der DSB „aufgrund seines beruflichen Qualifikationsniveaus und insbesondere seines Fachwissens auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis“ benannt werden soll. Damit ist klar: Sowohl juristische als auch praktische Kompetenzen sind gefragt.
Fachwissen im Datenschutzrecht
Ein Datenschutzbeauftragter muss über fundierte Kenntnisse der geltenden Datenschutzvorschriften verfügen – allen voran der DSGVO, des BDSG sowie angrenzender Normen wie dem TTDSG oder branchenspezifischer Regelungen. Für KMU besonders wichtig:
- Kenntnisse zu den Grundprinzipien der Datenverarbeitung
- Verständnis der Rechtsgrundlagen (z.B. Einwilligung, Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse)
- Wissen über Betroffenenrechte (z.B. Auskunft, Löschung, Datenübertragbarkeit)
- Kenntnisse über Auftragsverarbeitung – etwa bei Nutzung von Cloud-Diensten
- Umgang mit Datenschutzpannen und Meldepflichten
Gerade KMU verarbeiten häufig personenbezogene Daten von Kunden, Beschäftigten und Dienstleistern – oft ohne eigene Rechtsabteilung. Umso wichtiger ist ein DSB, der verständlich und praxisnah berät.
Technisches Verständnis erforderlich
Neben juristischem Wissen braucht der Datenschutzbeauftragte ein solides technisches Grundverständnis. Er muss einschätzen können, ob die eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) im Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Für KMU sind dies häufig:
- Zugriffs- und Benutzerrechte in IT-Systemen
- Sichere E-Mail-Kommunikation und Passwortrichtlinien
- Datensicherungen und Updates
- Absicherung von Onlineformularen und Webseiten
Er muss dabei keine tiefgreifenden IT-Kenntnisse haben, aber in der Lage sein, mit IT-Dienstleistern und Systemhäusern auf Augenhöhe zu sprechen.
Organisationsfähigkeit und Kommunikation
Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist der Datenschutzbeauftragte häufig die einzige Anlaufstelle für sämtliche Fragen rund um den Datenschutz. Um dieser zentralen Rolle gerecht zu werden, sind bestimmte persönliche und fachliche Fähigkeiten besonders wertvoll. Dazu zählt vor allem eine klare und verständliche Kommunikation – auch gegenüber Mitarbeitenden ohne juristischen Hintergrund.
Ebenso wichtig ist ein gutes Verständnis für betriebliche Abläufe sowie die Fähigkeit, praxisnahe und umsetzbare Lösungen zu finden. Geduld und Konfliktfähigkeit sind ebenfalls gefragt, insbesondere wenn es um die Einführung neuer Prozesse geht, die möglicherweise auf Widerstand stoßen. Darüber hinaus sollte ein Datenschutzbeauftragter über solide Schulungs- und Beratungskompetenz verfügen, um Wissen effektiv zu vermitteln und Kollegen bei der Umsetzung datenschutzkonformer Maßnahmen zu unterstützen.
Ein guter DSB verbindet Fachwissen mit Alltagstauglichkeit und kann auch mit begrenzten Ressourcen praktikable Lösungen erarbeiten.
Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?
Für KMU stellt sich oft die Frage, ob ein interner Mitarbeiter als DSB benannt oder ein externer Partner als DSB beauftragt wird. Beide Optionen sind möglich – entscheidend ist, dass die benannte Person über die nötige Qualifikation verfügt. Während externe DSB spezialisierte Erfahrung und externe Sichtweise mitbringen, kennen interne DSB die Unternehmensstruktur oft besser. In beiden Fällen muss die Benennung dokumentiert sein – und das Unternehmen sollte regelmäßig prüfen, ob der oder die Beauftragte den Anforderungen gerecht wird.
In vielen KMU hat sich zudem die Einbindung eines Datenschutzkoordinators bewährt. Diese Person unterstützt den Datenschutzbeauftragten im operativen Tagesgeschäft, dient als Schnittstelle zu den Fachabteilungen und hilft dabei, interne Abläufe datenschutzkonform zu gestalten. Besonders wenn der DSB extern benannt ist, sorgt der Datenschutzkoordinator für eine reibungslose Kommunikation und entlastet die Unternehmensleitung spürbar.
Zertifikate und Weiterbildungen
Auch wenn Zertifikate gesetzlich nicht vorgeschrieben sind, bieten sie Orientierung und Qualitätsnachweis. Für KMU relevante Qualifikationen sind z.B.: IAPP-Zertifikate (CIPP/E, CIPM), TÜV- oder DEKRA-zertifizierte Datenschutzbeauftragte sowie IHK-zertifizierte Lehrgänge mit Abschlussprüfung. Wichtiger als ein einzelnes Zertifikat ist die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung – etwa über Fachliteratur, Seminare oder Datenschutznetzwerke.
Fazit: Qualifikation mit Augenmaß
Ein Datenschutzbeauftragter in einem KMU muss keine universelle Fachkraft sein. Jedoch sollte er über solides Wissen, technisches Grundverständnis und kommunikative Fähigkeiten verfügen. Die Benennung sollte gut überlegt sein, denn ein ungeeigneter DSB kann Risiken erhöhen statt sie zu reduzieren. Sie möchten wissen, ob Ihr Datenschutzbeauftragter gut aufgestellt ist – oder suchen eine externe Lösung, die zu Ihrer Unternehmensgröße passt? Wir beraten Sie gerne: Jetzt kostenlose Erstberatung vereinbaren.
