Datenpannen passieren – selbst bei sorgfältiger Organisation und technischen Schutzmaßnahmen. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kann ein Vorfall schnell zur Belastung werden: Die Aufregung ist groß, der Handlungsdruck ebenso. Wer dann einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) an seiner Seite hat, profitiert von strukturierter Unterstützung. Anhand eines Praxisbeispiels zeigen wir, wie ein externer DSB konkret hilft – schnell, kompetent und rechtskonform.
Der Vorfall: Versehentlicher E-Mail-Versand an falschen Empfängerkreis
Ein mittelständisches Handelsunternehmen versendet regelmäßig interne Newsletter mit personenbezogenen Informationen – unter anderem zu Mitarbeiterwechseln, Schulungen und Teamfotos. Durch einen Bedienfehler im E-Mail-Client wurde eine solche Nachricht nicht wie vorgesehen nur intern, sondern an einen externen E-Mail-Verteiler gesendet – darunter Geschäftspartner und Kunden. Ein Mitarbeiter bemerkte den Fehler wenige Stunden später. Doch was nun – sollt man etwa einen Anwalt einschalten, die Aufsichtsbehörde informieren oder den Datenschutzvorfall gar vertuschen?
Schritt 1: Sofortige Erstbewertung durch den DSB
Der externe Datenschutzbeauftragte wurde unmittelbar informiert. Noch am selben Tag nahm er (ggf. mit Unterstützung vom Datenschutzkoordinator) eine strukturierte Ersteinschätzung vor:
- Welche Daten sind betroffen?
- Wer hat Zugriff auf diese Daten?
- Wie hoch ist das Risiko für die betroffenen Personen?
- Liegt eine meldepflichtige Datenpanne nach Art. 33 DSGVO vor?
In diesem Fall enthielt die E-Mail Vor- und Nachnamen, Fotos sowie Angaben zur Abteilungszugehörigkeit – also personenbezogene Daten mit potenziellem Risiko für die betroffenen Mitarbeiter.
Schritt 2: Meldung an die Aufsichtsbehörde
Da ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen nicht ausgeschlossen werden konnte, verfasste der externe DSB fristgerecht innerhalb von 72 Stunden eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Er übernahm:
- die Formulierung und Begründung der Meldung,
- die Dokumentation der bisherigen Maßnahmen,
- die Kommunikation mit der Behörde.
Für das Unternehmen bedeutete dies: Rechtssicherheit, Entlastung und keine unnötige Eskalation – denn der DSB übernahm auch die fachliche Kommunikation mit der Behörde.
Schritt 3: Information der betroffenen Personen
Parallel beriet der DSB das Unternehmen zur Betroffeneninformation nach Art. 34 DSGVO. Gemeinsam wurde ein transparenter, verständlicher Text formuliert, der den Vorfall sachlich erklärt, konkrete Risiken benennt und Empfehlungen ausspricht. Die betroffenen Mitarbeiter erhielten diesen Hinweis innerhalb weniger Tage.
Schritt 4: Ursachenanalyse und Prävention
Nach der akuten Phase unterstützte der externe DSB bei der Nachbereitung:
- Analyse der Ursachen (technisch und organisatorisch)
- Empfehlung konkreter Maßnahmen zur Risikominimierung
- Schulung der Mitarbeitenden zum Umgang mit personenbezogenen Daten
- Anpassung interner Prozesse für E-Mail-Kommunikation
Der DSB dokumentierte alle Schritte revisionssicher und stellte sicher, dass das Unternehmen im Wiederholungsfall besser vorbereitet ist.
Fazit: Klare Prozesse, sichere Kommunikation
Datenpannen lassen sich nicht vollständig vermeiden – aber gut bewältigen. Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt Fachwissen, Erfahrung und Ruhe ins Unternehmen. Im Ernstfall übernimmt er die Koordination, sorgt für die nötige Dokumentation und schützt das Unternehmen vor unnötigen Risiken und Reputationsschäden.
Gerade für KMU ist das ein klarer Vorteil: Sie müssen kein eigenes Datenschutzteam aufbauen, sondern erhalten bedarfsgerechte Unterstützung genau dann, wenn sie gebraucht wird.
Setzen Sie auf erfahrene Begleitung im Datenschutz
Ob es um Prävention oder akutes Krisenmanagement geht – als externer Datenschutzbeauftragter stehen wir Ihnen zur Seite. Bundesweit, persönlich und verlässlich. Vereinbaren Sie jetzt Ihre kostenlose Erstberatung – und bringen Sie Sicherheit in Ihren Datenschutz.
