Die notwendige Einführung eines Hinweisgebersystems kommt für viele Unternehmen überraschend. Ihnen bleiben nur noch wenige Monate, um die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes zu erfüllen. Wir erläutern was es damit auf sich hat und wie eine professionelle Lösung aussieht.
Es geht um den Schutz von Hinweisgebern
Hinweisgeber, auch bekannt als Whistleblower, decken Missstände in Unternehmen auf. Gemeint sind Verstöße gegen Strafvorschriften und bußgeldbewehrte Vergehen nach deutschem Recht. Deren Spektrum reicht von Diebstahl bis hin zu Korruption.
Der Nutzen solcher Hinweise ist groß, da sie einen erheblichen Beitrag zu Integrität und Transparenz leisten. Doch viele potenzielle Hinweisgeber zögern mit ihren Meldungen, weil sie negative Konsequenzen, wie z.B. Abmahnungen oder Mobbing, befürchten.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie verfolgt das Ziel, die Personengruppe der Whistleblower besser zu schützen. Deutschland hat die Richtlinie im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umgesetzt.
Aus Unternehmenssicht sind drei Punkte entscheidend:
- Wer 50 oder mehr Mitarbeiter beschäftigt, benötigt eine Meldestelle.
- Hinweisgeber sind zu schützen, ihr Handeln darf zu keinen Benachteiligungen führen.
- Verstöße gegen das Gesetz können mit Bußgeldern von bis zu 50.000 Euro geahndet werden.
Fristen im Überblick
Beim Umsetzen der EU-Whistleblower-Richtlinie befand sich Deutschland eineinhalb Jahre lang im Verzug. Am 12.05.2023 hat der Bundesrat dem Hinweisgeberschutzgesetz zugestimmt. Wegen der Verspätung tritt das Gesetz bereits am 02.07.2023 in Kraft. Eine Vielzahl an Unternehmen steht deshalb unter Druck. Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine Meldestelle einzurichten.
Welche Frist gilt, hängt von der Anzahl an Beschäftigen ab.
- 50 bis 249 Mitarbeiter: bis zum 17. Dezember 2023
- 250 oder mehr Mitarbeiter: drei Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes
Was ist eine Meldestelle?
Eine Meldestelle ist eine zentrale Anlaufstelle zur Entgegennahme von Hinweisen auf tatsächliche oder potenzielle Missstände, etwa Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien oder ethische Grundsätze. Grundsätzlich kann eine Meldestelle auf unterschiedliche Weise eingerichtet sein, etwa als physischer Briefkasten oder über benannte Ansprechpersonen im Unternehmen.
Unabhängig von der Ausgestaltung verpflichtet das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) jede Meldestelle dazu, eingehende Hinweise sorgfältig zu prüfen, den Hinweisgeber über die ergriffenen Maßnahmen zu informieren und die gesetzlichen Fristen einzuhalten.
In der Praxis zeigt sich jedoch, dass traditionelle Meldewege – wie der Briefkasten oder persönliche Ansprechpartner – oft eine geringe Akzeptanz erfahren. Gründe hierfür sind unter anderem mangelnde Vertraulichkeit, eingeschränkte Erreichbarkeit und die fehlende Möglichkeit zur anonymen Kommunikation.
Unternehmen, die noch keine technische Lösung eingeführt haben, sollten daher ein digitales Hinweisgebersystem in Betracht ziehen. Eine solche Lösung bietet zahlreiche Vorteile:
- Rechtskonformität: Einhaltung der Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes und gegebenenfalls weiterer Compliance-Anforderungen
- Dialogfähigkeit: Sicherer, fortlaufender Austausch zwischen Hinweisgeber und Meldestellenbeauftragtem über eine geschützte Kommunikationsplattform
- Effizienz: Strukturiertes und dokumentiertes Fallmanagement zur lückenlosen Bearbeitung von Meldungen
- Anonymität: Möglichkeit zur vollständig anonymen Abgabe von Hinweisen bei gleichzeitigem Rückkanal zur Kommunikation
Ein professionell betriebenes digitales Meldesystem stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden und reduziert rechtliche sowie organisatorische Risiken. Zudem unterstützt es eine gelebte Compliance-Kultur im Unternehmen.
Wir unterstützen Sie
Wir bieten eine moderne Meldelösung, die auf die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens idividuell anpassbar ist. Faktoren, wie z.B. Unternehmensgröße, Tochterunternehmen oder die Bereitstellung des Systems in mehreren Sprachen, lassen sich berücksichtigen. Darüber hinaus punktet unser digitales Hinweisgebersystem mit niedrigen Kosten, weil es sofort implementierbar ist.
Gerne übernehmen wir auch das Management Ihrer Meldestelle. Eingehende Meldungen werden gemäß der Rechtsvorgaben bearbeitet. Fristen werden zuverlässig eingehalten, die Stakeholder informiert und professionell Rücksprache mit dem Hinweisgeber gehalten. So halten Sie die gesetzlichen Bestimmungen ein und können sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
