Seit mindestens einem halben Jahr unterstützen wir viele von Ihnen bei der professionellen Betreuung Ihrer internen Meldestellen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Am 17. Dezember 2023 trat die gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung interner Meldekanäle für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden in Kraft. Ziel des Gesetzes ist es, Personen, die im beruflichen Kontext Missstände melden, wirksam vor Repressalien zu schützen. Heute möchten wir Ihnen einen Einblick in unsere Arbeit als externer Dienstleister geben und unsere Erfahrungen mit Ihnen teilen.
Eingegangene Hinweise: Qualität und Relevanz
In den von uns betreuten Meldestellen sind inzwischen zahlreiche Meldungen eingegangen. Etwa ein Viertel dieser Meldungen stellte sich als nicht valide oder nicht weiterverfolgbar heraus, beispielsweise aufgrund fehlender Angaben, unzureichender Substanz oder offenkundiger Zweckentfremdung des Systems.
Bemerkenswert ist jedoch, dass rund drei Viertel der Meldungen als substanzielle Hinweise eingestuft wurden. Diese Meldungen erforderten gemäß den Vorgaben des § 17 HinSchG eine erste fachliche Prüfung sowie in vielen Fällen weiterführende Ermittlungen und Maßnahmen. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein strukturiertes Verfahren zur Erstbewertung und ein professionelles Fallmanagement unerlässlich sind, um valide Hinweise angemessen zu bearbeiten.
Reaktionen auf valide Meldungen: Wirkung und Nutzen
Rund die Hälfte der eingegangenen Hinweise führte nach interner Aufklärung zur Feststellung von tatsächlichen Regelverstößen, etwa in den Bereichen Arbeitsrecht, Datenschutz, Diskriminierung oder Korruption. In diesen Fällen unterstützten wir die betroffenen Unternehmen dabei, angemessene Maßnahmen zur Abstellung der Verstöße zu entwickeln und umzusetzen - von Korrekturmaßnahmen über interne Richtlinienanpassungen bis hin zu personellen Konsequenzen.
In weiteren Fällen konnten durch die Hinweise organisatorische Schwächen, kommunikative Defizite oder unwirksame Kontrollprozesse identifiziert werden. Auch wenn hier keine Compliance-Verstöße im engeren Sinne vorlagen, profitierten die Unternehmen von der Gelegenheit zur Optimierung interner Abläufe. Damit zeigt sich: Jeder zweite valide Hinweis bietet einen konkreten Mehrwert für die Organisation, sei es durch Risikominimierung oder Prozessverbesserung.
Was Sie tun können: Prävention durch Kommunikation und Schulung
Ein Hinweisgebersystem entfaltet nur dann seine volle Wirksamkeit, wenn es bekannt und zugänglich ist. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Mitarbeiter über das System informiert sind, Vertrauen in die Vertraulichkeit des Meldekanals haben und wissen, wie und wo sie Hinweise abgeben können. Nutzen Sie dafür unsere Online-Schulung zum Hinweisgeberschutz, mit der Sie sowohl die rechtlichen Grundlagen als auch praktische Abläufe im Unternehmen adressieren können.
Was wir für Sie tun können: Fachgerechtes Hinweismanagement aus einer Hand
Als externer Meldestellen-Dienstleister übernehmen wir nicht nur die technische Bereitstellung des Meldekanals, sondern auch das gesamte Fallmanagement – von der Entgegennahme über die formale Prüfung bis zur Kommunikation mit Hinweisgebenden. Dabei stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Fristen eingehalten und alle Beteiligten professionell einbezogen werden.
Gerne klären wir mit Ihnen gemeinsam, wie wir Ihr bestehendes System optimieren oder eine neue, rechtssichere Lösung implementieren können.
Immer up to date: Auditierung Ihrer Hinweisgeberprozesse
Die rechtlichen Anforderungen an interne Meldestellen sind dynamisch – organisatorische Änderungen, neue Ansprechpartner oder veränderte Risikolagen müssen in Ihrem System abgebildet werden. Daher bieten wir Ihnen eine regelmäßige Auditierung Ihres Hinweisgebersystems an.
Dabei überprüfen wir unter anderem:
- Aktualität der benannten Ansprechpersonen
- Effektivität interner Folgeprozesse
- Dokumentation gemäß HinSchG
- Integration des Systems in Ihre Compliance- und Risikomanagementstrukturen
