Die E-Rechnung wird für Unternehmen in Deutschland nach und nach zur Pflicht. Doch während sich viele Unternehmen – insbesondere kleine und mittelständische – bereits auf die Umstellung vorbereitet haben oder dies in naher Zukunft tun werden, rücken die Themen Datenschutz und Informationssicherheit oft erst später in den Fokus. Dabei birgt gerade die digitale Verarbeitung von Rechnungsdaten erhebliche Risiken, die es zu vermeiden gilt.
Was ist die E-Rechnung und welche Anforderungen bestehen?
Die E-Rechnung („elektronische Rechnung“) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ziel ist es, den elektronischen Rechnungsaustausch zu standardisieren und Verwaltungsprozesse zu vereinfachen.
In Deutschland gibt es zwei wesentliche E-Rechnungsformate:
- XRechnung: Ein reines XML-Format, das für die Nutzung im öffentlichen Sektor vorgeschrieben ist.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare Daten als auch ein PDF für die menschliche Lesbarkeit enthält.
Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Je nach Unternehmensgröße müssen sie ihre Rechnungen bereits in einem der genannten Formate erstellen. Bei Nichteinhaltung drohen Strafen.
Datenschutzrisiken bei der Einführung und Nutzung von E-Rechnungen
Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich, aber auch datenschutzrechtliche Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO:
Verarbeitung personenbezogener Daten
E-Rechnungen können personenbezogene Daten wie Namen, Adressen, Bankverbindungen und Steuerinformationen von Kunden und Geschäftspartnern enthalten. Sind diese Daten nicht ausreichend geschützt, besteht die Gefahr, dass sie in falsche Hände geraten oder missbraucht werden.
Datenübertragungen ins Ausland
Viele Anbieter von Softwarelösungen für E-Rechnungen arbeiten mit Cloud-Diensten, deren Server außerhalb der EU stehen. Dies kann problematisch sein, da für Datenübermittlungen in Drittländer die strengen Anforderungen der DSGVO gelten. Ohne geeignete Übermittlungsgrundlage drohen hohe Bußgelder.
Fehlende Transparenz bei Anbietern
Nicht alle Anbieter von E-Invoicing-Software legen ihre Datenschutzrichtlinien offen oder informieren ausreichend über die Datenverarbeitung. Unternehmen, die solche Tools nutzen, laufen Gefahr, gegen die DSGVO zu verstoßen.
Herausforderungen in der Informationssicherheit
Neben dem Datenschutz spielt auch die Informationssicherheit eine zentrale Rolle beim Einsatz von E-Rechnungen. Folgende Risiken sind zu beachten:
Cyberangriffe auf Rechnungsdaten
Rechnungsdaten sind ein attraktives Ziel für Cyberkriminelle. Phishing-Angriffe, Ransomware und die Manipulation von Rechnungsinhalten sind nur einige der Bedrohungen, denen Unternehmen ausgesetzt sind. Ein erfolgreicher Angriff kann zu finanziellen Verlusten und Imageschäden führen.
Unsichere Systeme und Tools
Der Einsatz nicht zertifizierter oder veralteter Softwarelösungen erhöht das Risiko von Sicherheitslücken. Viele KMU setzen immer noch auf unsichere Systeme, die nicht den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen und nicht regelmäßig gewartet werden.
Mangelhafte Verschlüsselung
Ohne ausreichende Verschlüsselung sind Daten während der Übertragung und Speicherung anfällig für Angriffe. Besonders kritisch ist dies bei der Übertragung sensibler Informationen an externe Plattformen.
Best Practices für datenschutz- und sicherheitskonforme E-Rechnungssysteme
Um Datenschutz- und Informationssicherheitsrisiken zu minimieren, sollten Unternehmen die folgenden Best Practices berücksichtigen:
- Anbieterwahl
Wählen Sie einen Anbieter, der nachweislich DSGVO-konform arbeitet. Prüfen Sie, ob der Anbieter seine Server in der EU betreibt und transparent über die Datenverarbeitung informiert. - Sicherheitsmaßnahmen
Achten Sie darauf, dass die eingesetzten Systeme über Verschlüsselungstechnologien, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsupdates verfügen. Zertifizierungen wie ISO 27001 können ein Hinweis auf hohe Sicherheitsstandards sein. - Mitarbeiterschulungen
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu den Themen Datenschutz und Informationssicherheit. Ein sensibilisiertes Team kann dazu beitragen, Risiken wie Phishing-Angriffe oder unsachgemäßen Umgang mit sensiblen Daten zu vermeiden. - Vertragskontrolle
Schließen Sie mit Ihrem Softwareanbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Dieser regelt die Rechte und Pflichten beider Parteien bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, auch im Bereich des Datenschutzes und der Informationssicherheit. Um Risiken zu minimieren, sollten Sie auf DSGVO-konforme Tools setzen, Ihre Systeme absichern und Ihre Mitarbeiter sensibilisieren. Betrachten Sie Datenschutz und Informationssicherheit nicht als Zusatzaufgabe, sondern als integralen Bestandteil Ihrer Strategie zur Einführung der E-Rechnung.
Haben Sie Fragen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung datenschutzkonformer Lösungen? Gerne stehen wir Ihnen mit unserer Expertise in den Bereichen Informationssicherheit und Datenschutz zur Seite. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung – gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen!