Mit der Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten (DSB) treffen Unternehmen eine clevere und zugleich ressourcenschonende Entscheidung. Der externe DSB bringt umfassendes Fachwissen mit und kann unabhängig agieren – ein Vorteil insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Allerdings ist das Thema Datenschutz damit nicht automatisch erledigt. Denn der DSB agiert zwar als Impulsgeber und Berater, benötigt jedoch zuverlässige Partner im Unternehmen selbst, um seine Aufgaben effektiv umsetzen zu können. Diese Rolle übernimmt der Datenschutzkoordinator.
Notwendigkeit des Datenschutzkoordinators
Der externe Datenschutzbeauftragte ist Experte für alle Belange des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Er verfügt über das Know-how, um eine fundierte Bestandsaufnahme der datenschutzrechtlichen Situation im Unternehmen vorzunehmen, Schwachstellen zu identifizieren und notwendige Maßnahmen zu konzipieren – etwa zur Verbesserung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) oder zur Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten.
Doch als externer Berater hat er naturgemäß keinen vollständigen Einblick in interne Abläufe, Entscheidungswege oder Fachzuständigkeiten. So ist häufig nicht klar, an wen er sich bei Rückfragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung wenden kann. Zur Erfüllung seiner Aufgaben als Datenschutzbeauftragter ist er deshalb auf Unterstützung aus dem Unternehmen angewiesen – genau hier kommt der Datenschutzkoordinator ins Spiel. Dieser fungiert als Bindeglied zwischen DSB und Organisation, sorgt für Transparenz und erleichtert eine effektive Zusammenarbeit.
Die Funktion des Datenschutzkoordinators ist nicht nur bei externen Datenschutzbeauftragten hilfreich. Auch ein intern benannter DSB profitiert erheblich von dieser unterstützenden Rolle, insbesondere in größeren Organisationen oder bei komplexen Strukturen. Denn auch ein interner DSB kann nicht gleichzeitig in allen Abteilungen präsent sein. Ein zentraler Ansprechpartner verbessert die Kommunikation, bündelt Informationen und schafft die notwendige organisatorische Unterstützung, damit datenschutzrechtliche Anforderungen effektiv umgesetzt werden können.
Aufgaben im Detail
Der Datenschutzkoordinator übernimmt eine zentrale Rolle im Datenschutzmanagementsystem (DSMS) des Unternehmens. Seine Aufgaben sind vielfältig und gehen über reine Koordinationsfunktionen hinaus. Die wichtigsten Tätigkeiten im Überblick:
- Austausch von Information
Der Datenschutzkoordinator ist Ansprechpartner für alle datenschutzbezogenen Belange innerhalb der Organisation. Er sammelt Informationen aus den Fachabteilungen – z.B. zu geplanten neuen Verarbeitungstätigkeiten, eingesetzten IT-Systemen oder Dienstleistern – und stellt diese dem externen DSB zur Verfügung. Umgekehrt sorgt er dafür, dass datenschutzrechtliche Anforderungen und Empfehlungen des DSB in die Organisation getragen und verstanden werden. - Umsetzung
Datenschutz lebt von der Umsetzung im Tagesgeschäft. Zwar entwickelt der Datenschutzbeauftragte Konzepte und Richtlinien, doch deren Implementierung liegt bei den Fachabteilungen – zum Beispiel bei der Erstellung eines vollständigen Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, der Umsetzung von TOMs oder der Anpassung von Einwilligungsprozessen. Der Datenschutzkoordinator begleitet diese Schritte, erinnert an Fristen, moderiert interne Abstimmungen und sorgt für Kontinuität. - Meldefunktion
Unternehmen verändern sich kontinuierlich – etwa durch neue Produkte, Geschäftsfelder, Dienstleister oder IT-Systeme. Diese Veränderungen können datenschutzrechtliche Relevanz entfalten, etwa wenn neue Datenkategorien verarbeitet oder Datenübermittlungen geplant werden. Der Datenschutzbeauftragte muss hier frühzeitig eingebunden werden, um Risiken zu bewerten oder eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen. Der Datenschutzkoordinator erkennt solche Veränderungen und informiert den DSB proaktiv. - Monitoring und Qualitätssicherung
Ein wirksamer Datenschutz erfordert regelmäßige Überprüfung. Der Koordinator wirkt mit an internen Audits, überwacht die Umsetzung von Datenschutz-Maßnahmen und achtet auf die Einhaltung von Fristen und gesetzlichen Pflichten, etwa im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht von Dokumentationen oder der Aktualisierung von Datenschutzhinweisen.
Keine Pflicht zur Benennung eines Koordinators im Datenschutz
Der Begriff „Datenschutzkoordinator“ findet sich nicht ausdrücklich in der DSGVO. Eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung gibt es daher nicht. Dennoch ist diese Funktion äußerst sinnvoll. Denn gemäß Art. 38 Abs. 2 DSGVO ist der Verantwortliche verpflichtet, den Datenschutzbeauftragten bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen – sowohl organisatorisch als auch durch Bereitstellung von Informationen und Ressourcen. Ein Datenschutzkoordinator ist ein bewährtes Mittel, um dieser Verpflichtung gerecht zu werden.
In der Praxis hat sich die Rolle als organisatorisches Rückgrat des Datenschutzes etabliert – gerade in Unternehmen, in denen der DSB nicht intern, sondern extern tätig ist. Die Funktion verbessert nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch die Effizienz der Umsetzung datenschutzrechtlicher Maßnahmen erheblich.
Wir unterstützen Sie beim Datenschutz
Ob in Hamburg, Düsseldorf oder Stuttgart, als externer Datenschutzbeauftragter sind wir bundesweit tätig. Gerne stehen wir auch Ihnen zur Seite – mit einem strukturierten Datenschutzkonzept, einer fundierten Bestandsaufnahme und passgenauen Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen.
Unsere Leistungen richten sich an Unternehmen, die den Datenschutz nachhaltig verankern und gesetzeskonform umsetzen möchten. Für eine persönliche Einschätzung und konkrete nächste Schritte nutzen Sie einfach unsere kostenlose Erstberatung. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
