Bei unzureichender Berücksichtigung des Datenschutzes drohen im Ernstfall unangenehme Konsequenzen. Zunehmend mehr Entscheider wünschen sich deshalb die Gewissheit, dass der Datenschutz in ihrer Organisation ausreichend berücksichtigt wird. Diese Gewissheit kann eine Datenschutzzertifizierung schaffen.

Was ist eine Datenschutzzertifizierung?

Die Datenschutzzertifizierung ist ein Verfahren zur Überprüfung des Datenschutzes im Unternehmen. Eine solche Überprüfung wird auch Datenschutzaudit genannt. Im Rahmen des Audits wird geprüft, ob datenschutzrechtliche Vorgaben erfüllt sind:

  • Einhaltung der Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten
  • Datenschutzrechte der betroffenen Personen
  • Pflichten von Verantwortlichen bzw. Auftragsverarbeitern
  • Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit
  • Wirksame Absicherung der von außen zugänglichen technischen Systeme gegen unbefugte Nutzung

Bei Erfüllung dieser Vorgaben kann ein Datenschutzzertifikat erteilt werden. Es bescheinigt, dass das zertifizierte Unternehmen wirksame Prozesse zum Schutz personenbezogener Daten etabliert hat und der aktuellen EU-Datenschutzgesetzgebung, national anwendbarem Datenschutzrecht sowie Best Practices der IT-Sicherheit gerecht wird.

Vorteile unseres Datenschutzzertifikats

Vertrauensbildung

Das Datenschutzzertifikat zeigt, dass Ihr Unternehmen seine Verpflichtungen im Bezug auf den Datenschutz ernst nimmt und transparent über seine Datenschutzmaßnahmen informiert. Dies kann dazu beitragen, das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern in das Unternehmen zu stärken.

DSGVO-Konformität

Das Datenschutzzertifikat bescheinigt, dass Ihr Unternehmen die geltenden Datenschutzvorschriften einhält. Das ist vor allem für Unternehmen von großer Bedeutung, die in Branchen tätig sind, in denen Datenschutz ein entscheidender Faktor ist, z.B. in der Medizin oder Finanzbranche.

Marketing

Das Datenschutzzertifikat kann als Marketinginstrument genutzt werden, um sich von der Konkurrenz abzuheben und potenzielle Kunden dazu zu bringen, Ihr Unternehmen auszuwählen, da sie sicher sein können, dass ihre Daten sicher und geschützt sind.

Wettbewerbsvorteil

Das Datenschutzzertifikat kann ein Wettbewerbsvorteil sein, da es zeigt, dass Ihr Unternehmen über ein hohes Maß an Datenschutzkompetenz verfügt und die Anforderungen der Branche erfüllt.

Einsatz in der Geschäftspraxis

Das Datenschutzzertifikat kann auf der eigenen Webseite, in Geschäftsunterlagen, in Verträgen und anderen Dokumenten verwendet werden, um das Bewusstsein für das Thema Datenschutz zu schärfen und dem Kunden Sicherheit zu vermitteln.

Einsatz in Ausschreibungen und Vergabeverfahren

Sie können das Datenschutzzertifikat in Ausschreibungen und Vergabeverfahren vorlegen, um Ihre Kompetenzen und Erfüllung von Anforderungen im Bereich Datenschutz zu dokumentieren.

Ablauf der Zertifizierung

Das Zertifizierungsverfahren untergliedert sich in mehrere Schritte

  • 1

    Bestandsaufnahme / Erstanalyse

    In einem ersten Schritt nehmen wir eine Bestandsaufnahme vor und führen eine Erstanalyse durch, um die aktuelle Datenschutzsituation Ihres Unternehmens zu erfassen. Hierbei schauen wir bspw. auf technische und organisatorische Maßnahmen, überprüfen Prozesse und Anwendungen, die personenbezogene Daten verarbeiten und prüfen den Schulungs- und Bewusstseinsstand der Mitarbeiter in Bezug auf Datenschutz.

  • 2

    Maßnahmenplan zur Erreichung der Zertifikatsreife

    Auf Basis dieser Analyse erstellen wir einen individuellen Maßnahmenplan, um die Anforderungen für die Zertifikatsreife zu erfüllen. Der Maßnahmenplan enthält in der Regel bspw. die Implementierung von technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Durchführung von regelmäßigen Datenschutzaudits und die Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten. Grundsätzlich sind die Maßnahmen abhängig von der Größe und Art des Unternehmens sowie von der konkreten Situation und den Anforderungen des Unternehmens.

  • 3

    Unterstützung bei der Erlangung der Zertifikatsreife

    Anschließend unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der Maßnahmen aus dem Maßnahmenplan, um die Zertifikatsreife zu erlangen. Dies erfolgt durch erfahrene Datenschutzberater, durch Schulungen für Ihre Mitarbeiter sowie durch einen kontinuierlichen Kontrollplan um Schwachstellen im Unternehmen aufzudecken und zu beheben.

  • 4

    Feststellung der Zertifikatsreife

    Sobald alle Anforderungen erfüllt sind, stellen wir die Zertifikatsreife fest und verleihen Ihnen das Datenschutz-Zertifikat. Damit erhalten Sie eine offizielle Bestätigung, dass Ihr Unternehmen die gestellten Anforderungen an den Datenschutz erfüllt. Das Zertifikat bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen.

  • 5

    Aufrechterhaltung des Datenschutzniveaus zur Verlängerung der Zertifizierung

    Wir unterstützen Sie auch bei der Aufrechterhaltung des erreichten Datenschutzniveaus und überprüfen dies regelmäßig damit die Gültigkeit des Zertifikats aufrechterhalten bleibt bzw. um die Verlängerung der Zertifizierung sicherzustellen.

Das erhalten Sie

Nach erfolgreicher Zertifizierung vergibt die Herold Unternehmensberatung ein Digitales Datenschutzzertifikat bestehend aus folgenden Modulen

Individuelle Profilseite

Ihre Profilseite enthält alle wichtigen Infos zur Zertifizierung: Prüfzeichen, Zertifikatsinhaber, Beschreibung des Zertifizierungsgegenstands, Gültigkeit sowie ergänzende Angaben zum Herausgeber.

Widget für Ihre Website

Durch die Einbindung unseres Widgets können Sie die Zertifikatsgrafik auf Ihrer Website ausgeben und Besuchern der Website signalisieren, dass Ihr Unternehmen die geltenden Datenschutzvorschriften erfüllt.

Zertifikatsurkunde

Die Zertifikatsurkunde kann in Geschäftsunterlagen verwendet und in Ihren Räumlichkeiten sichtbar gemacht werden, um das Bewusstsein fürs Thema Datenschutz zu schärfen.

Fragen & Antworten zum Thema

Welche Laufzeit hat das Zertifikat?

Das Zertifikat hat eine Laufzeit von 1 Jahr. Danach wird die Konformität der geprüften Prozesse erneut von der Herold Unternehmensberatung überprüft.

Wer führt die Datenschutzzertifizierung durch?

Die Prüfung selbst führt einer unserer Datenschutzauditoren durch, diese sind selbst qualifiziert und TÜV-zertifiziert.

Welche Kosten sind für die Zertifizierung zu erwarten?

Über die Kosten einer Datenschutzzertifizierung lässt sich keine generelle Aussage treffen. Gern stimmen wir mit Ihnen den benötigten Umfang und die zu erwartenden Kosten individuell ab.