Die EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet Unternehmen und öffentliche Einrichtungen dazu, die Meldung von Misständen zu ermöglichen und die Hinweisgeber zu schützen. Die praktische Umsetzung erfolgt über ein digitales Hinweisgebersystem. Es unterstützt die Aufdeckung und Bekämpfung von Missständen wie Korruption, Betrug und weiteren Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften.

Was ist ein Whistleblower?

Hinweisgeber (englisch: Whistleblower) sind Personen, die Missstände aufdecken. Gemeint sind Tatbestände, die als Verstöße gegen Strafvorschriften sowie bußgeldbewehrte Verstöße nach deutschem Recht gelten. Deren Spektrum kann in einer Organisation breit gefächert sein, wie folgende Beispiele zeigen:

  • Bereicherung
    Eine Buchhalterin entdeckt, wie die Geschäftsführung private Reisen über Firmenkonten abrechnet.
  • Diebstahl
    Ein Lagerarbeiter bemerkt, wie Waren von Kollegen aus dem Lager geschmuggelt werden.
  • Korruption
    Eine Assistentin hört mit, wie ein Kollege aus dem Vertrieb einen öffentlichen Auftraggeber besticht.

Warum ist der Hinweisgeberschutz notwendig?

Wer in einem Unternehmen oder in einer Behörde auf Missstände hinweist oder einen Verdacht äußert, hatte bisher negative Konsequenzen wie Abmahnung, Diskriminierung, Kündigung oder Mobbing zu befürchten. Potenzielle Hinweisgeber standen in der Zwickmühle. Einerseits möchten sie Missstände melden, andererseits fürchten sie mögliche Repressalien.

Hier kommt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ins Spiel. Es verkörpert die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht. Das Gesetz regelt den Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Verstöße entdecken und an eine Meldestelle weitergeben.

Das Gesetz schützt Hinweisgeber vor:

  • Diskriminierung
  • Entzug einer Lizenz oder Genehmigung
  • Kündigung
  • Gehaltskürzung
  • Mobbing
  • Negative Leistungsbeurteilung
  • Schädigung in den sozialen Medien
  • Versagung einer Beförderung

Was bedeutet das Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen?

Ob das Hinweisgebersschutzgesetz für ein Unternehmen relevant ist, hängt von der Unternehmensgröße ab. Ab einer Anzahl von 50 Beschäftigten muss im Unternehmen ein Hinweisgebersystem existieren.

Die zulässigen Meldewege sind:

  • Persönlich
  • Schriftlich (E-Mail oder Brief)
  • Telefonisch
  • Whistleblowing-Portal

Für den Hinweisgeber muss ersichtlich sein, an wen sich die Meldung richtet, wer Zugriff auf die Information hat, wie das Unternehmen mit Rückfragen verfährt und innerhalb welcher Frist eine Rückmeldung erfolgt.

Folgende Anforderungen sind vom Unternehmen zu erfüllen:

  • Benennung der zuständigen Person oder Dienststelle, die Meldungen entgegennimmt und Folgemaßnahmen in die Wege leitet.
  • Bestätigung des Eingangs der Meldung innerhalb von sieben Tagen.
  • Einleitung von Folgemaßnahmen einschließlich Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten.
  • Bereitstellung transparenter Informationen über das Verfahren.
  • Dokumentation des Verfahrens unter Einhaltung des Vertraulichkeitsgebots.
  • Das Verfahren muss unter dem Vertraulichkeitsgebot dokumentiert werden. Zwei Jahre nach Verfahrensabschluss ist die Dokumentation zu vernichten.

Der ursprüngliche Gesetzentwurf sah vor, dass Unternehmen auch anonym eingereichten Hinweisen nachgehen müssen. Diese Verpflichtung besteht jedoch nicht. Weil aber solch ein Verfahren die Bereitschaft zur Meldung von Missständen erhöht, gilt die Möglichkeit einer anonymen Übermittlung im Allgemeinen als empfehlenswert.

Beim Umgang mit Hinweisgebern besteht eine Beweislastumkehr. Sollte ein Hinweisgeber negative Konsequenzen zu spüren bekommen, muss der Arbeitgeber nachweisen, dass diese nicht in Verbindung mit dem Whistleblowing stehen.

Ein Whistleblower-System bietet vielfältigen Nutzen

Nicht nur das Unternehmen genießt Vorteile durch die Einführung eines Hinweisgebersystems. Mitarbeiter, Geschäftspartner und sogar die gesamte Gesellschaft profitieren davon.

Vorteile für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen

  • Frühwarnsystem
    Ein Hinweisgebersystem ermöglicht eine frühzeitige Erkennung von Missständen, wodurch sich Schäden verhindern oder wenigstens begrenzen lassen.
  • Rechtliche Risiken
    Sowohl die vorbeugende Wirkung als auch eine frühe Aufdeckung von Verstößen minimieren rechtliche Risiken und damit verbundene Konsequenzen, wie z.B. Bußgelder.
  • Reputation
    Transparenz und Verantwortungsbewusstsein stärken das Vertrauen aller Stakeholder (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und Investoren) in die Organisation.

Vorteile für Hinweisgeber

  • Anonymität
    Hinweisgeber können vertraulich auf Missstände hinweisen, ohne ihre Identität preisgeben zu müssen. Dies erhöht die Bereitschaft, Vorkommnisse zu melden.
  • Umfeld
    Schon allein die Möglichkeit, Missstände unkompliziert melden zu können, sorgt für mehr Transparenz und damit für ein positiveres Arbeitsumfeld.
  • Unternehmenskultur
    Transparenz und Verantwortungsbewusstsein tragen zu einer von Offenheit geprägten Unternehmenskultur bei.

Vorteile für die Gesellschaft

  • Bekämpfung von Fehlverhalten
    Die Meldung von Missständen trägt maßgeblich zur Bekämpfung von Betrug, Korruption sowie anderen Verstößen bei.
  • Stärkung des Vertrauens
    Das öffentliche Vertrauen in die Organisation wird gestärkt.
  • Mensch und Umwelt
    Die abschreckende Wirkung eines Hinweisgebersystems beugt Vergehen, wie Menschenrechtsverstöße oder Umweltverschmutzung, vor.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem ermöglicht eine sichere – und je nach Konfiguration auch anonyme – Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Unternehmen. Die Kommunikation der Meldesoftware ist nicht in eine Richtung begrenzt. Der Hinweisgeber und der Bearbeiter eines Falls können sich über das System austauschen, was z.B. das Stellen von Rückfragen ermöglicht.

Hinweise werden als eigenständige Fälle geführt und im zugehörigen Case-Management verwaltet, um ihnen angemessen nachgehen und sie letztlich auch abschließen zu können.

So funktioniert ein Meldesystem in der Praxis

Hinweisgebersystem
  1. Vorfall im Unternehmen
  2. Beobachtung durch Hinweisgeber
  3. Hinweisgeber berichtet per Hinweisgebersystem
  4. Erstprüfung durch Case Manager*
  5. Information an Geschaftsführung*
  1. Interne Untersuchung*
  2. Entscheidungsvorschlag zu Maßnahmen*
  3. Entscheidung durch Geschäftsführung
  4. Information an Hinweisgeber*
  5. DSGVO-konforme Dokumentation

* Bei diesen Aufgaben können unsere Experten Sie unterstützen und entlasten

Meldelösungen für Ihr Unternehmen

Unsere Meldelösungen lassen sich vollständig auf Ihre Bedürfnisse anpassen und erfüllen sämtliche Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Software / Portallösung

Sie erhalten eine digitale Lösung, die sich mit allen zugehörigen Prozessen rechtskonform in Ihre Organisation einfügt.

Hinweisgeber können Missstände digital melden, im Anschluss übernehmen Sie das Management der Fälle.

Betreuung der Meldestelle

Nach der abgeschlossenen Einrichtung stehen wir Ihnen weiterhin zu Seite und managen eingehende Meldungen.

Eine den Vorgaben entsprechende Bearbeitung der gemeldeten Fälle (z.B. im Hinblick auf geltende Fristen) stellt sicher, dass Ihr Meldesystem rechtskonform betrieben wird und sein volles Potenzial entfaltet.

Vorteile unserer digitalen Compliance-Lösung

Unser Hinweisgebersystem bietet Ihnen diese Vorzüge:

  • Hohe Individualisierbarkeit und vorhandene Schnittstellen für eine optimale Anpassung des Meldesystems an Ihre Anforderungen.
  • Moderne Oberfläche, die Hinweisgebern eine intuitive Bedienung bietet. Ein multilingualer Betrieb ist möglich.
  • Der Informationsaustausch zwischen Hinweisgeber und Bearbeiter findet über eine sichere Verbindung statt und kann anonym erfolgen.
  • Intelligentes Dashboard mit Zugang zu KPIs, Reportings und mehr.
  • Meldewesen mit professioneller Fallbearbeitung, die die gesetzlichen Anforderungen, wie z.B. Fristen, erfüllt.
  • Simple und effiziente IT-Implementierung der Meldeplattform. Sicheres Hosting in deutscher Cloud.

Fragen & Antworten zum Thema

Welche Unternehmen betrifft das Hinweisgeberschutzgesetz?

Unternehmen sind zum Betrieb eines Meldesystems verpflichtet, sobald sie 50 oder mehr Personen beschäftigen.

Wann sind öffentliche Einrichtungen betroffen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz betrifft nicht nur Unternehmen. Es gilt ebenso für Behörden, öffentliche Einrichtungen sowie Kommunen ab 10.000 Einwohnern.

Welche Fristen gelten für die Einführung eines Meldesystems?

Die Art der Organisation sowie die Anzahl der Beschäftigten entscheiden darüber, welche Frist gilt.

Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern sowie öffentliche Einrichtungen müssen ihre Meldesysteme bis zum 17. Dezember 2023 eingeführt haben. Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern bleibt weniger Zeit. Die Einführung muss drei Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes abgeschlossen sein.

Wo liegen die Stolpersteine bei der Einführung einer Meldeplattform?

Verantwortliche im Unternehmen dürfen die Einführung eines Hinweisgebersystems nicht auf die leichte Schulter nehmen. Folgende Aspekte sind unbedingt zu berücksichtigen:

  • Wahl der richtigen Lösung: Die technische Plattform des Meldesystems muss zur Organisation passen. Insbesondere sind Faktoren wie Anzahl der Beschäftigen und Organisationsstruktur zu berücksichtigen.
  • Gestaltung der Prozesse: Die bloße Anschaffung einer technischen Lösung genügt nicht. Entscheidend ist die Gestaltung der dahinter befindlichen Prozesse. Diese müssen zielführend sein und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Welche Konsequenzen haben Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz?

Es existiert ein breites Spektrum möglicher Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz, wie zum Beispiel:

  • Ausbleibende Einführung eines Meldesystems
  • Fehlender Schutz der Hinweisgeber
  • Unzureichende Bearbeitung von Hinweisen

Verstöße können mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro geahndet werden.