Messenger Kommunikation in Unternehmen – technische Lösungen

Im Beitrag der vergangenen Woche haben wir verdeutlicht, dass der Einsatz von Messengern, wie z.B. Whatsapp, in der Unternehmenskommunikation zwar praktisch sein mag, jedoch erhebliche Risiken birgt. Es drohen Verstöße gegen geltende Datenschutzvorschriften, die Unternehmen womöglich teuer zu stehen kommen.

Messenger-Kommunikation

Heute möchten wir uns mit Lösungsansätzen befassen, denn bei entsprechender Vorbereitung ist ein datenschutzkonformer Einsatz von Messengern möglich. Aus Sicht von Unternehmen ist lediglich entscheidend, dass sie sich mit der Materie intensiv auseinandersetzen, um anschließend die notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen.

Lösungsansätze und Hilfsmittel im Überblick

App-Installationen überwachen: Datenschutzverstöße können sich auf einem Smartphone rasch ereignen. Ein Mitarbeiter muss lediglich eine ungeeignete App installieren und schon nehmen die Dinge ihren Lauf. Deshalb besteht eine bei Diensthandys mittlerweile verbreitete Vorgehensweise darin, die Geräte so zu konfigurieren, dass App-Installationen nur noch eingeschränkt möglich sind.

Messenger in einer Sandbox betreiben: Inzwischen existieren Apps und App-Erweiterungen, die wie eine Zwischenschicht, zwischen der Messenger-App und dem Smartphone agieren. Diese Apps kontrollieren, auf welche Daten der Messenger unmittelbaren Zugriff hat. So lässt sich z.B. die automatische Übertragung von Kontakten aus Telefonbüchern verhindern.

DSGVO-konforme Messenger: Eine andere Vorgehensweise besteht darin, nicht auf Whatsapp, sondern alternative Messenger zu setzen. Mehrere Anbieter halten geeignete Lösungen parat. Deren Messenger wurden speziell auf den Einsatz in Unternehmen abgestimmt und erfüllen die umfassenden Anforderungen der DSGVO, um rechtssichere eingesetzt zu werden. Die meisten dieser Lösungen bieten ähnliche Funktionen wie Whatsapp, wobei jedoch zu beachten ist, dass die Nutzung als kostenpflichtig gilt und z.B. eine feste Monatsgebühr pro Nutzer fällig wird.

Beratung vom Datenschutzexperten

Als externer Datenschutzbeauftragter stehen wir zahlreichen Unternehmen beim betrieblichen Datenschutz zur Seite. Gerne unterstützen wir auch Sie beim Datenschutz – weitere Informationen finden Sie hier: Mein-Datenschutzbeauftrater

 

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