Der Einsatz von Messengern, wie z.B. Whatsapp und WeeChat, ist heute weit verbreitet. Selbst in Unternehmen werden entsprechende Kommunikationslösungen gerne eingesetzt, über die beispielsweise Mitarbeiter untereinander kommunizieren. Allerdings kommt es vor, dass der betriebliche Datenschutz hierbei übersehen wird und es zu Verstößen gegen die DSGVO kommt.
Messenger-Einsatz zunächst auf Zulässigkeit prüfen
Im Mittelpunkt steht der Austausch personenbezogener Daten. Ob Name, Adresse, Geburtsdatum oder ähnliche Daten: Erfassung und Verarbeitung dürfen nur erfolgen, wenn dies aus rechtlicher Sicht zulässig ist. Entsprechend ist nach den Vorgaben der DSGVO zunächst zu prüfen, ob und unter welchen Voraussetzungen der Messenger-Einsatz im Unternehmen zulässig ist.
Ein Stolperstein kann z.B. darin bestehen, dass die Daten über Server externer Unternehmen geleitet und dort womöglich gespeichert werden. All dies kann zwar zulässig sein, allerdings nur wenn alle datenschutzrelevanten Voraussetzungen erfüllt sind bzw. ergänzende Maßnahmen zur Absicherung getroffen werden.
Übermittlung personenbezogener Daten ist nahezu unvermeidbar
Zugleich können Unternehmen dieses Thema nicht einfach ignorieren. Oft stützen sich Unternehmen auf die These, sie würden keine Kundendaten via Messenger austauschen. Doch es geht nicht nur um Kundendaten, sondern u.a. auch Mitarbeiterdaten. Angenommen Mitarbeiter teilen ihren Geburtstag mit, tauschen Informationen über ihr Gehalt aus oder melden sich schlichtweg krank: All dies sind Daten mit Personenbezug.
Hieran wird deutlich, dass eine Messenger-Nutzung ohne Übermittlung personenbezogener nahezu unmöglich ist. Entsprechend haben Unternehmen eine ganze Reihe an Dingen zu überprüfen, bevor eine Nutzung erfolgen kann. Sofern die wesentlichen Voraussetzungen erfüllt zu sein scheinen, gilt es klare Regeln zu schaffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu erreichen.
Außerdem gibt es einen klaren Trend in der Kommunikation mit Kunden bzw. Verbrauchern. Zunehmend mehr Unternehmen sind für Interessenten per Whatsapp erreichbar, weil dieser Kanal für den Informationsaustausch bei einigen Zielgruppen gut funktioniert. Doch aufgepasst, häufig sind derartige Lösungen nicht durchdacht bzw. hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Bestimmungen nicht angemessen abgesichert.
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